Автоматизация малого бизнеса. Что, зачем и как?

В данной статье рассматривается концепция автоматизации малого бизнеса (АМБ):

  • Определены задачи и круг проблем, которые приходится решать в ходе работы владельцу или управляющему небольшой торговой организацией;
  • Даны краткие теоретические основы автоматизации как таковой, дано определение АМБ, и на примере решений реальной компании – поставщика средств автоматизации проиллюстрировано, как конкретные программные средства могут удовлетворять требованиям концепции автоматизации малого бизнеса.

Рабочие решения на базе программного обеспечения ООО «ТСофт», соответствующие концепции автоматизации малого бизнеса

Значение малого бизнеса в Украине сложно недооценить. Значительная часть населения если и не задействована в качестве сотрудника, какого либо малого предприятия, то, по крайней мере, является клиентом какого-нибудь магазинчика, расположенного через дорогу, или аптечного киоска за углом. И хотя объемы продаж каждой из подобного рода организаций не сопоставимы с большими розничными сетями, вопрос организации эффективного управления для них стоит не менее остро. Так же, как и крупным игрокам, владельцам малых торговых организаций крайне необходимо:

  • Управлять ассортиментом товара и эффективно планировать поставки;
  • Грамотно организовать процесс ценообразования;
  • Отслеживать текущее состояние складских запасов и иметь возможность оперативно изучить историю движения товара, для организации эффективного управления складом;
  • Производить анализ взаиморасчетов с поставщиками и клиентами;
  • Организовать контроль персонала, в том числе с целью выявления злоупотреблений.
И это далеко не полный перечень задач и проблем, которые приходится решать мелкому предпринимателю самостоятельно, поскольку он не в состоянии оплачивать работу отдельного аналитического департамента, равно как и содержать службу безопасности для организации внутреннего контроля. Хотя, даже если предположить, что финансовые возможности позволяют привлечь в компанию вышеупомянутых специалистов, то в любом случае раздувание штата небольшой организации может привести только к снижению эффективности ее работы.

Итак, круг проблем очерчен. Кроме того, понятно, что их решение ложится на плечи исключительно руководителя компании или непосредственно владельца бизнеса. Более того, ясно, что предприниматель – человек и его физиологические и эмоциональные ресурсы ограничены, и он не в состоянии держать в голове весь необходимый набор информации, позволяющий ему принимать эффективные управленческие решения. Т.е. становится актуальным вопрос сбора и хранения информации о бизнес-операциях, осуществляемых компанией, таких как: приходы, продажи, оплаты поставщикам и т.д. Как правило, представители мелкого бизнеса ведут так называемую «бумажную» отчетность на предприятии, т.е. на уровне сбора и анализа данных бланков первичных документов юридических лиц, а данные продаж и внутреннего перемещения материальных ресурсов записываются в тетрадку. В результате, складывается следующая ситуация:

  • Руководитель не в состоянии самостоятельно фиксировать каждую хозяйственную операцию, тем более, если речь идет о нескольких объектах территориально удаленных друг от друга, т.е. этим должны заниматься нанятые люди;
  • Предприниматель не может осуществлять личный контроль над соблюдением рабочего регламента при фиксации каждой хозяйственной операции конкретным сотрудником, что дает почву для возникновения злоупотреблений;
  • Организовать безопасное хранение данных, собранных «бумажным» способом и обеспечить сокрытие конфиденциальных данных практически невозможно (например, продавец прилавочного магазина или бармен придорожного кафе, записывая данные в тетрадку, имеет доступ к данным о продажах объекта за достаточно большой период времени);
  • Говорить об удобстве анализа данных, собранных таким образом даже не приходится.
Следовательно, возникает потребность в неком инструменте, который позволил бы, с одной стороны решить указанные проблемы, а с другой, имел бы доступную цену. Предоставление такого инструментария и является основной задачей автоматизации.

Немного общей теории. Начнем с того, что дадим общее определение понятия «автоматизация». Как правило, под автоматизацией понимается круг мероприятий, который позволяет освободить человеческие ресурсы предприятия от выполнения определенного ряда задач, которые характеризуются значительным объемом и чувствительностью к пресловутому человеческому фактору, и переложить их выполнение на некий механизм. Другими словами, автоматизация это не нечто непонятное и невероятно дорогое, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения к эффективному решению задач, которые были описаны в предыдущем абзаце. Вот теперь мы подошли к концепции автоматизации малого бизнеса (АМБ), которая заключается в том, что каждому представителю малого бизнеса (в данном случае имеется в виду малое предприятие торговли) может быть предоставлен набор средств, достаточный для автоматизации его деятельности, покрывающие все его потребности в организации эффективных процессов обслуживания клиентов и управленческого учета. При этом затраченная на автоматизацию сумма должна быть минимальной и доступной для бюджета самого скромного предприятия. Обратите внимание, что в понятие «сумма автоматизации», помимо затрат на покупку оборудования и программное обеспечение, закладывается и стоимость работ по внедрению, т.е. настройка поставленного оборудования и ПО, а также обучение пользователей. Часть поставщиков средств автоматизации предпочитают в своих рекламных материалах не упоминать эту статью расходов, и на первый взгляд сумма предлагаемого проекта выглядит смешной по сравнению с предложениями фирм-конкурентов, упоминающих в коммерческих предложениях его реальную стоимость. Поэтому, что бы впоследствии окончательная сумма не стала неприятным сюрпризом, следует заранее выяснить этот вопрос у персонала продавца.

Помимо функциональности и ценовой доступности аппаратных и программных средств автоматизации необходимо учитывать тот факт, что и то и другое нуждается в техническом обслуживании (ТО). Увы, еще человечество и близко не приблизилось к решению задачи создания вечного двигателя, поэтому даже продукция производителей, чье имя принято считать синонимом слова «качество», все равно требует периодического ремонта и прохождения ТО. В контексте концепции АМБ и процесс обслуживания автоматизированного объекта должен быть поставлен таким образом, что:

  • Стороннее вмешательство в настроенный рабочий процесс должно быть минимизировано;
  • Технические вопросы, а также вопросы организации данных должны решаться оперативно с наименьшими временными затратами;
  • Стоимость обслуживания должна быть доступна даже самому скромному клиенту.

Компания «ТСофт», начиная с момента своего основания, ведет свою деятельность в соответствии с концепцией АМБ. Программные продукты компании поставляются в базовой конфигурации, которая позволяет организовать автоматизированный процесс работы малого субъекта предпринимательской деятельности, при этом требуя минимальных затрат на приобретение торгового оборудования и компьютерной техники. Более того, в отдельных регионах мы готовы предоставить решения, которые позволяют организовать процесс автоматизации «под ключ», в результате чего клиент может получить готовый аппаратно-программный комплекс, временные затраты на внедрение которого (а следовательно и стоимость) будут минимальны, причем полностью исключаются возможные проблемы взаимодействия программного обеспечения с торговым оборудованием неизвестных производителей. На протяжении многих лет нашими клиентами являются:

  • Магазины класса «минимаркет»;
  • Аптеки и аптечные киоски;
  • Бутики, магазины одежды и обуви (вплоть до контейнеров на вещевых рынках);
  • Кафе и небольшие ресторанчики.
Компания большое внимание уделяет постпродажной поддержке своих продуктов. Технические специалисты компании всегда готовы ответить на вопросы клиентов, которые возникают в процессе эксплуатации нашего программного обеспечения. Кроме того, служба технической поддержки активно использует в своей работе новейшие технологии, позволяющие удаленно производить процессы настройки ПО и дистанционного обучения пользователей. Т.е. любой клиент, имеющий доступ к сети интернет, может получить оперативную помощь от сотрудника «ТСофт» непосредственно из офиса компании, при этом отпадает необходимость выезда на торговый объект, а предоставленная помощь настолько же эффективна, как и при непосредственном присутствии инженера. При этом обеспечивается полная безопасность хранения конфиденциальных данных клиента, поскольку только он может быть инициатором удаленного соединения, и в рамках сеанса связи может визуально контролировать все действия технического специалиста.

В рамках концепции автоматизации малого бизнеса могут предлагаться различные схемы реализации того или иного решения, которые напрямую зависят от направления деятельности конкретного предприятия, а также от выбранного круга задач, которые планируется решить посредством выбранного продукта. В данной статье не будут описываться конкретные примеры конфигураций отраслевых решений. Более подробную информацию вы сможете посмотреть здесь.